In questo articolo viene spiegato come utilizzare la funzione Stampa unione in Microsoft Word per creare e inviare email utilizzando i dati di un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Quando si utilizza la funzionalità Word Mail Merge, Word unisce un documento principale con un elenco di destinatari per generare un insieme di documenti di output:

Il documento principale contiene il testo di base che è lo stesso in tutti i documenti di output. Può contenere carta intestata, testo e istruzioni nei campi di unione per l’inserimento di testo (come nomi e indirizzi dei destinatari) che variano da un documento di output all’altro.

L’elenco dei destinatari è un database che contiene i dati che devono essere uniti nei documenti di output. Ad esempio, l’elenco dei destinatari è un file di database di Microsoft Access o un foglio di lavoro di Excel.

Questo database è in genere un elenco di nomi, indirizzi, numeri di telefono e altre categorie di informazioni personali.

I documenti di output sono il risultato della stampa unione. Il testo in un documento di output può essere lo stesso in tutti i documenti di output, ma puoi applicare la formattazione a documenti specifici.

Ecco come utilizzare la funzione Stampa Unione:

La prima riga deve contenere i nomi dei campi per ogni colonna, ad esempio:

Titolo, Appellativo, Nome, Secondo nome, Cognome, Indirizzo1 e Indirizzo2, La tabella non deve contenere righe vuote.

2. Una volta salvato andiamo ad utilizzare la funzione Stampa Unione in Word andando nella sezione lettere cliccate su inizia stampa unione  e poi cliccate su creazione guidata stampa unione

3. Dopo aver cliccato si aprirà una schermata come quella raffigurata in foto

4. Ora bisogna selezionare il tipo di opzione che si vuole utilizzare e quella che selezioniamo noi è messaggi di posta elettronica, clicchiamo in fondo sulla voce successivo

5. Ora bisogna decidere se utilizzare il documento corrente, un modello o un documento già esistente, clicchiamo in fondo sulla voce successivo.

6. Ora ci da la possibilità di selezionare tre voci per l’importazione dei destinatari e sono da un elenco esistenze, selezionare dai contatti outlook o da creare un elenco al momento stesso.

Noi in questo caso selezioniamo la prima voce “Usa elenco esistente” e poi sotto troviamo una voce sfoglia dove andremo a selezionare il nostro file Excel creato in precedenza.

Ora vi comparirà una schermata dove trasformerà il nostro file da excel a un file access quindi .mdb clicchiamo su ok.

Si aprirà un’altra schermata con tutta la lista dei destinatari dove puoi ricontrollare e mettere apposto la tua lista una volta fatto ciò clicca su ok, clicchiamo in fondo sulla voce successivo.

7. Arriviamo al punto dove bisogna creare il messaggio, se non si è già fatto in precedenza.

Digitate il testo, ora abbiamo la possibilità di impostare il messaggio con le varie voci che ci spuntano sempre nel nostro riquadro come ad esempio la voce Formula di apertura e hai la possibilità di decidere come iniziare con il messaggio in modo che poi cambia i nomi in automatico senza che lo fai tu per ogni destinatario e per farlo bisogna mettere il puntatore nel punto che si desidera come raffigurato in foto,clicchiamo in fondo sulla voce successivo.

Una volta cliccato su successivo vediamo la formula di apertura come viene predisposta. (guarda foto successiva)

8. In questa sezione vediamo tutti i destinatari e abbiamo anche la possibilità di escluderli in modo che determinate persone non ricevino il messaggio, clicchiamo in fondo sulla voce successivo.

9. Clicchiamo a destra su posta elettronica

Ora abbiamo la possibilità di impostare l’email con le seguenti voci:

A: selezioniamo email che è la colonna del nostro file excel

Oggetto: Come deve essere nominata la tua email

Formato: come vuoi che arrivi il messaggio questo è a tua scelta

Poi puoi decidere di inviare il messaggio a tutti o da un mittente a un’altro.

Una volta cliccato ok vi comparirà una schermata per dare il consenso a word di accedere all’email in modo da inviare il messaggio ai destinatari e bisogna settarlo com’è raffigurato nella foto seguente.

Ora avete inviato il vostro messaggio ai destinatari.

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